En una exposición el equipo no solo tiene que llegar: tiene que llegar al andén correcto, dentro de la ventana de carga asignada y en el orden en que se va a montar. Al cierre pasa lo mismo, con menos tiempo y con todos los expositores saliendo a la vez. La logística y transporte para exposiciones de AVANTEXPO cubre el traslado del equipo de tu stand al recinto, la coordinación de la carga y descarga, y su retiro al terminar el evento.
Qué cubre el servicio
- Planeación. Revisamos recinto, fechas y horarios para definir cuándo sale el equipo y cuándo debe estar en piso.
- Empaque e identificación. El equipo se prepara e identifica por stand para que se descargue y se arme sin confusiones.
- Transporte. Llevamos el equipo de tu stand hasta el recinto.
- Carga y descarga. Coordinamos la llegada con las ventanas que asigne el organizador.
- Retiro. Al cierre recogemos el equipo una vez desmontado.
Por qué la logística se planea junto con el montaje
El transporte y el montaje comparten el mismo reloj: el horario del recinto. Si el equipo llega tarde, el montaje se recorta; si llega en desorden, se pierde tiempo buscando piezas en el andén. Por eso la logística se coordina con el equipo de instalación y montaje desde el inicio: lo que se arma primero es lo que debe bajar primero.
Datos que necesitamos del evento
Antes de programar el traslado conviene tener esta información a la mano. Buena parte viene en el manual del expositor.
| Dato | Por qué importa | Dónde suele encontrarse |
|---|---|---|
| Recinto y dirección de acceso de carga | Define la ruta y el punto de llegada | Manual del expositor u organizador |
| Fechas y horarios de montaje | Marca cuándo debe llegar el equipo | Manual del expositor |
| Fechas y horarios de desmontaje | Marca cuándo se puede retirar | Manual del expositor |
| Requisitos de acceso para vehículos y personal | Evita retrasos en la entrada | Organizador o recinto |
| Ubicación del stand en el plano | Ayuda a planear el recorrido dentro del recinto | Plano del evento |
| Lista de equipos del stand | Determina el volumen a trasladar | Propuesta aprobada |
Cómo coordinamos la logística
- Revisión del evento. Reunimos recinto, fechas, horarios y requisitos de acceso.
- Plan de traslado. Definimos salida, llegada y orden de carga según la secuencia de montaje.
- Preparación del equipo. Se empaca e identifica el equipo de tu stand.
- Traslado y descarga. Llevamos el equipo al recinto y lo descargamos dentro de la ventana asignada.
- Retiro al cierre. Después del desmontaje, cargamos el equipo y lo retiramos del recinto.
- Revisión al regreso. El equipo pasa a revisión para detectar daños del traslado, como parte del mantenimiento y soporte técnico.
Lo que conviene resolver de tu lado
Tu producto y material promocional
El servicio se centra en el equipo del stand. Si también necesitas trasladar producto, muestras o material impreso, avísanos al pedir la propuesta para revisarlo; si lo envías por tu cuenta, confirma con el organizador cómo se reciben esos envíos.
Accesos y registros
Algunos recintos piden registrar con anticipación vehículos o personal de montaje. Esos registros suelen tramitarse a nombre del expositor, así que conviene revisarlos en cuanto tengas el manual.
El cierre
Al terminar el evento todos los expositores salen al mismo tiempo. Retirar tu producto y pertenencias a tiempo permite que el desmontaje y la carga avancen sin esperas.
Eventos fuera de la Ciudad de México
Cuando el evento es en otra ciudad, los márgenes cambian: el equipo sale con más anticipación y cualquier pieza olvidada es más difícil de reponer. Por eso conviene cerrar la propuesta y la lista de equipos con tiempo, confirmar los horarios de carga en cuanto el organizador los publique y avisar de cualquier cambio en el diseño antes de que el equipo se empaque.
Logística para eventos en CDMX y en todo México
Operamos desde la Ciudad de México y atendemos en todo México. Para un evento fuera de la capital, el traslado se planea junto con el diseño y el montaje, como parte de nuestros servicios para exposiciones. Para revisar tu evento, visítanos en nuestras oficinas o escríbenos desde contacto.
